各二级学院、各处室：

为进一步做好2022年度文件材料立卷归档工作，确保学院各项工作形成的文件材料保存完整、归档齐全，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1.综合档案：2022年1月1日至12月31日期间，学院党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照学院档案规章制度汇编《雷电竞reyba官网文件材料归档范围和保管期限表》。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》，经综合档案室检查无误后将纸质文件材料和电子版同步归档。

3.新冠肺炎疫情防控档案设为专题归档，请各单位将疫情防控期间形成的文件材料，如文字、图表、照片、声像、网页、社交媒体等各种载体和形式的资料，学校层面形成的党政办统一归档，各单位只归本部门的疫情防控档案。

4.往年未及时归档的材料。

二、归档及移交要求

（一）纸质档案归档及移交

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理及预立卷工作，确保归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案室。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、财会、科研（专利）、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

3.兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.纸质档案移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，验收合格后方可办理移交手续。

5.归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，一式二份，由部门负责人签字后与综合档案室交接并留存。

6.教务、人事、基建、网信中心等部门各自按照对应的专业档案工作规范整理归档，并暂放原处，详细目录提交学院档案室以备检查，待学院档案室空间问题解决后全部移交。

（二）声像等电子档案归档及移交

1.照片档案

因学院档案室空间有限，照片档案目前只收存电子档，照片需标明时间、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等（重大活动及重要事件原则上不超过10张照片）。

2.采访视频及其他载体的影像资料

采访视频及其他载体的影像资料需标明时间、背景（指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景）、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等信息。

3.光盘、U盘等其他载体的影像、照片等资料，填写移交清单进行归档。

各相关部门在执行过程中如有疑问请及时与学院综合档案联系。

三、归档时间

学院各部门形成材料应在2023年6月底前归档。

四、联系方式

综合档案移交地点：办公楼211

联系电话：33732592

学院综合档案室

2023年3月30日